LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EMITIDOS EN LOS ESTADOS UNIDOS PARA USO EN EL EXTRANJERO

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Legalizaciones y certificaciones
 
El sistema federal de organización política, las autonomías estatales, la amplia libertad de contratación, la naturaleza casuística del sistema judicial estadounidense, el hecho de que más de un sistema legal nacional se halle involucrado en los procesos de legalización de documentos extranjeros y las normas de derecho internacional privado, hacen que no exista una legislación unificada en los EEUU sobre los procedimientos para la legalización de documentos públicos para su uso en el extranjero y uso interno.
 
En la práctica, existen ciertos patrones comunes que aparecen en cada una de las leyes y reglamentos estatales, decisiones y opiniones judiciales y tratados que nos permiten ver que los sistemas y procedimientos de legalización de documentos públicos de los diferentes Estados comparten características similares, con pequeñas diferencias pequeñas entre uno y otro.
 
Ello nos permite reconstruir un sumario sobre los procedimientos para la legalización de documentos públicos:
 
1.- Primero que todo, es importante explicitar lo que, de conformidad con las leyes y casuística estadounidenses, es considerado documento público:
 
a) Los emitidos por una Corte, un Secretario de Corte, un Fiscal o algún funcionario participante en algún procedimiento público.

b) Los documentos administrativos.

c) Los actos notariales.

d) Los certificados oficiales que constan en todo tipo de documentos.
 
2.- El Sistema está estrechamente ligado al sistema de notarios públicos. En ese sentido, los notarios, que son ciudadanos que solicitan un mandato notarial a la autoridad competente, son considerados funcionarios públicos, pero no en razón del vínculo laboral, sino en razón a que el tipo de actividad que ejercen es de interés público. Son nombrados por las Secretarías de Estado o por el Secretario General de la Corte Superior del Condado (County Clerk) donde ejerce sus funciones el notario.
 
3.- Las funciones y servicios notariales, que son múltiples, se pueden resumir en dos: desalentar el fraude, acreditar la identidad de las personas y garantizar la autenticidad de las firmas en los documentos públicos.
 
4.- Los notarios en los EEUU no garantizan sin embargo, la verdad ni la exactitud de las declaraciones efectuadas en los documentos en los que intervienen. La libertad de contratación es bastante amplia y no tienen, por ende, la obligación de verificar el contenido del documento ni indicar que está enterado del contenido de los documentos o copias certificadas.
 
5.- Los documentos notariados son considerados documentos públicos y tienen validez en cualquier lugar del país. En algunos casos, cuando tales documentos deben ser utilizados en un Estado distinto a aquel donde el notario ejerce su mandato, se exige la legalización del County Clerk, del Register of Deeds o de la Secretaría de Estado.
 
6.- Los notarios pueden ser ciudadanos que ejercen alguna actividad laboral privada o pública, esto es, empleados del gobierno y hasta miembros de las fuerzas armadas. En los dos últimos casos, el ejercicio de su mandato se restringe a las actividades vinculadas al ejercicio de su función.
 
7.- El marco legal estatal de los Notarios Públicos está constituido por una ley específica de cada Estado.
 
8.- Como regla general, salvo las excepciones que mencionaremos más adelante, los documentos que se deseen utilizar en el extranjero, pueden seguir la vía tradicional y la vía simplificada: ( * )
 
8.1.- La vía tradicional.- El documento debe contener la firma del Notario, la cual a su vez debe ser legalizada por el County Clerk o Register of Deeds donde ejerce sus funciones el notario. Esta, luego, debe ser legalizada por la Secretaría de Estado, luego por la oficina consular del país donde se desea utilizar el documento. Esta vía es aplicada en los casos de los países que no son firmantes de la Convención de la Apostilla de La Haya de 1961. Esta es la vía que se sigue en el caso del Perú, pues no es firmante del referido tratado.
 
8.2. La vía simplificada.- Aplicable a los países que son firmantes de la Convención de la Apostilla de La Haya de 1961, constituye una certificación especial que elimina la necesidad de legalización consular. Contando con la legalización de la Secretaría de Estado, el documento puede ser utilizado en el país extranjero firmante de la citada Convención.
 
(*) Para mayores detalles, acudir a la siguiente dirección web: http://www.ganet.org/cgi-bin/pub/ocode/ocgsearch?docname=OCode/G/45/17/19)
 
9.- Documentos excluidos de la certificación o legalización notarial.- Existe un grupo de documentos que no pueden ser objeto de ningún tipo de certificaciones o legalizaciones notariales, sino que es necesario que sean emitidos por las oficinas que conservan el historial y archivos con los documentos originales, es decir aquellos que son emitidos por las siguientes dependencias públicas:
 
a) Register of Deeds (Registro de Escrituras)
b) Clerk of Superior Court (Sec. Gral. de la Corte Superior)
c) Department of Agriculture (Departamento de Agricultura)
d) Department of Health and Human Services (Departamento de Salud y Servicios Humanos)
e) Vital Records (Registro de Estado Civil)
f) Department of Motor Vehicles (Departamento de Vehículos Motorizados)
g) Secretary of State's Corporations Division (División de Corporaciones de la Secretaría de Estado)
h) Attorney General's Office (Oficina del Fiscal General)
 
10.- La lista anterior puede variar ligeramente de Estado a Estado, pero, en todo caso, estos documentos tienen validez por sí mismos en cualquier lugar del país y, para ser utilizados en el extranjero, sólo deben ser legalizados por la Secretaría de Estado, en vía simplificada, o por la Secretaría de Estado y la oficina consular correspondiente, en vía tradicional.

 

11.- Las páginas web de las Secretarías de Estado de todos los Estados contienen información en detalle sobre los procedimientos para la legalización de documentos, así como manuales y formularios. En el caso de los Estados que se encuentran dentro de la circunscripción del Consulado General del Perú en Atlanta, las datos son los siguientes:

 12.- Uso interno de documentos extranjeros.- La legalización de documentos extranjeros dentro de los EEUU sigue una lógica similar, partiendo por diferenciar aquellos que se originan en países que son parte de la Convención de la Apostilla de la Haya de 1961 y aquellos que no. Los primeros podrán ser utilizados en los EEUU con sólo la apostilla emitida por autoridad competente en el país extranjero y los segundo deberán seguir una secuencia de firmas hasta obtener la legalización consular de los EEUU en el país extranjero.
 
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(*) Para mayores detalles, acudir a la siguiente dirección web: http://www.ganet.org/cgi-bin/pub/ocode/ocgsearch?docname=OCode/G/45/17/19 
(**) Manuales e información en general sobre legalización de documentos.